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半年・1年以上契約の志援

■半年・1年以上契約の志援

予算獲得のための上手な進め方>半年・1年以上契約の志援





<目的>
社内だけで実施する業務改善改革は、「妥協的、薄められた内容」になり、進行は
遅々となりがちです。同じ内容程度でも「妥協をしない・社内の権威に屈しない」ために
プロの自社現状をよくわかり、業界特性に精通し、異業種改革の実績量が多いほど
改革は遂行スピードを速めることができます。

理想的には1000日作戦(3年)がよい。ただし1年ごとに契約し、業務テーマを明確
にしておく。目的を達成する可能性が少ない場合は契約破棄をする。
 
1年目
  社内現状認識把握、人材人財の現有総能力量把握、各テーマ部署の革新の内容を
  妥協を許さずレベルの知識智慧をOJTOFFJTでレベルアップの方向に向ける。
  先行定着部門から業績が変わってくる。(変わらない場合は、社内人財での検証チェック
  が受容で、外部担当者の変更とより価値判断の高い人財へ変える必要があります。

 2年目
  自社内で、変革の進んだ部署から自力で遂行できるように支援してもらい、全社徹底を
  させる。

 3年目
  変革の進行格差を上位に揃えるために、個別部門進行を遅らせる問題個人を抽出し、
  拠点長に対応させ自力改善を推進させる。(もし代行したら、プロ人財依存体質が生まれ
  拠点長がその人財のメッセンジャーになる場合が多い)拠点長の改革価値判断の成長
  が遅れているので、厳しい修正をする。3年目の半期で次の3年の解決テーマを決め
  る。自力解決だけでなく外部の力が必要な場合、新たな契約をする。 
  






■上限予算の決め方は 外部から志援担当するチーフとメンバーの時間単価で決まる。


  社内だけで進行するより、内容・スピード・決断能力が上がる項目、
  今まで社内事情で計画が ズルズル遅れていた内容の切り替えの突破口となる。
  外部の志援担当は 問題の本質から捉え、社内のしがらみに影響されず、大局着眼・小局着手
  で遂行する力を発揮する。 
  
  チーフの時間生産性を上げるしくみを、窓口の”あなた”が徹底準備することが重要。
  
  契約中はチーフと綿密に進行を打ち合わせ、依頼された資料・内容は、期間2日前までに必ず
  する。そのための社内のしくみ体制、人財確保する”あなた”の力如何が成功のポイント。
  実行資料の整理整頓が重要。外部のチーフが、いつでも確認閲覧できる体制が重要。

  契約を継続する場合は、2ヶ月前から、次の更新後のテーマを明確にしておくことが生産性を左右する。
  
  契約開始前に、現在までの状況を”あなた”のフォームで最高の整理しておく方が具体化するとき
  適切な判断項目になり、外部からのアドバイス項目を付加すれば、進化の状況を明確に把握でき、
  自力でだけで遂行する場合も、レベル高く実行できる実力が身につく )



 

 項目

 安い

高い

 選択着眼

 (1)スタート月に、現状を確認該当者決裁者が集まり、1日〜2日実施。要望テーマの優先順位を決める

 

@事前打ち合わせ

 

 

”あなた”の整理した要望を箇条書きにしておき、その資料に基づき、調査会社の確認順序で、補足して説明する。
そのとき、追加したい案等も、思いつき事項も追加しておく。念のためメモをとり、双方確認する。追加事項はメールにより気づいたことをこまめに連絡しておく。

 

A契約期間を半年・1年と決める。

アドバイス、方向づけ中心で、実行は自力実行体制でする量が多い。担当1名

方向を決める会議出席の1日工数をとる。複数社内人財との連携進行をする。テーマにより専門度の高い人財が並列参加

新事業計画にかかわるテーマの場合は、1年契約更新で3年を単位とし方が効果的。理由1年目:しくみづくり、なかみの充実スタート、2年目:しくみ・なかみ・実行を外部の推進力を活かし体質化する、3年目:社内体制で遂行し、次の3年計画を準備する。

 

B企画提案

 

 

”あなた”の要望、想定上限予算を考慮して可能な内容を提案。ただし、内容で見積金額に開きがある場合、3案提出依頼する。○△×方式で決断しやすい。
守秘内容を明確化しておく。

 

C決裁者との企画内容について調整

 

 

契約企業の業務責任者、担当チーフと同席で打ち合わせをする

 

D最終企画書と契約

 

 

Cの内容で契約しスタート。契約時、”あなた”の会社での
業務工数内容を明確化しておく。

 

E外部担当者来社日程を決める。

 

 

関係部署の決裁者が全員参加する必要があり、外部担当者の候補日程に応じて社内日程調整する。”あなた”の会社で外部担当者が参加を必要とする日程も決め、スケジュールを確保しておく。

 

 

 

 

 

(2)契約スタート月に実施する必要事項

 

@現状把握、今後の展開に関する意思統一

部分テーマが狭い場合外部担当チーフの判断で、1ヶ月目の志援の中で現状把握、今後の進行計画を実施する場合もある

現状把握の内容により、簡易診断に相当する別費用がかかる場合がある。契約企業の実務責任者が参加する場合がある

◇半年、1年間”あなた”の会社の人財として高度な展開をするために、契約企業の全組織で対応する責任を明確化するために現状把握、今後の展開の意思統一は重要。
契約会社の業務責任者の同席の方が、もし進行に問題発生した場合のタイムリーな対応が出来やすい。

◆半年契約の場合、4ヶ月目、1年規約の場合9ヶ月目、全体の進行状況を、契約企業の業務責任者もまじえて検討会の実施をした方がよい。

 

A必ずあなたの会社の決裁者と、業務志援前に約1時間(重要な場合事前連絡)進行に関する情報交換をする

 

 

決裁者との価値判断のずれが生じないため。また、最初の内容と環境、状況が社内的に変化してきた場合の対応と緊急で取り上げるテーマ等優先順位を調整するため

 

B業務責任担当を明確化し、依頼業務の納期内実施しくみ体制、人財を決める

 

 

限られた時間で、遂行するために、期限厳守の依頼をする場合が多い。社内の期限厳守出来ない人財を明確化し、特別体制をとるか、メンバーを変えることが重要

 

C外部担当者の社内のアシスタントを準備し、常駐で業務遂行と同等体制をつくる。

 

 

 ”あなた”の業務が増え多忙になりますが、時間生産性の高い外部担当者の業務のアシステントをすると、”あなた”の業務の組み立て方をより改善することができる。(超成長した人財が通る道としてチャンス)

 

E決裁に基づきスタート

 

 

 契約条件を確認し契約する。スタート時半金、終了時半金支払いが一般的ですが、双方打ち合わせて決める

 

 

 

 

 

  (3)継続期間時の必要事項

 

@毎回議事録をとり、内容を関係者に徹底する

 

 

 打ち合わせ会議ごとのテーマ、問題点、その対策、その担当、期限、遂行チェックをして、決めたことを必ず実行するしくみにする。

 

A図表、フローチャート、数値化のまとめ方をきめておく

 

 

大局、全体把握をメンバー全員徹底と同時に、社内の関係部署の協力も得やすくなる。

 

B決裁者の要望も追加することが出来やすい。

 

 

 ただし、追加内容を組み込むかどうかは、外部担当者(チーフ)と打ち合わせ、場合によっては決裁者との調整をする場合がある。

 

C実施計画と内容の進行状況の差を明確化し常に修正をする。

 

 

 進行が当初の計画とズレが生じるテーマは、別で検討し、現実的内容に修正する。人財数の必要、経費の追加等がある場合は、タイムリーに対応し、決裁をとる。

 

 

 

 

 

 (3)契約更新時期に合わせて準備をする。

 

@半年契約の場合は4ヶ月目、1年契約の場合は9ヶ月目、更新のための企画書を提出してもらう。
 

 

 

 契約更新すべきテーマを明確化し、次の内容の件とも並列で検討する。外部担当者としての機能の存在価値も明確化し、社内体制との融合状況も重要。契約前の時間生産性、費用効率等相対比較し、更新決裁のための必要情報を整理しておく

 

A更新に問題が発生しそうな場合は問題点を早めに連絡する。

 

 

 問題点が外部担当者側にある場合は契約会社の業務責任者と打ち合わせ調整する。
更新テーマが多岐にわたり調整出来にくい場合は、進行状況の現状把握も兼ねて契約企業の業務責任者も加え、社内の決裁者も同席の上全体の状況把握の場を1日または2日とり、総整理をし、優先順位を決める。

 

B更新出来ない場合は1ヶ月前に意思表示する。

 

 

更新期限1ヶ月前に 外部担当者へ申し出をし、最後の1ヶ月で、すべての業務引継ぎ、守秘に関する資料は回収する。

 

 

 

 

 

 

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